Social Media Guidelines – Regeln für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden

Social Media ist das Stiefkind* der deutschen Unternehmen. Es ist klar, dass es da ist und auch irgendwie dazugehört – aber man hat doch bitteschön keine Zeit, um sich damit zu beschäftigen. Wie sonst sollte ich die Statistik deuten, die besagt, dass selbst im Jahre 2021 nur knapp die Hälfte aller deutschen Unternehmen Social Media nutzt¹?

Ich mutmaße jetzt einfach mal und behaupte: Zu wenig Zeit, zu wenig Erfahrung und zu viel Angst im Nacken. Ihr wisst schon: Die Angst vor dem besagten Shitstorm. Man hört schließlich immer wieder davon, wieviel man auf Social Media doch falsch machen kann.

Und was liegt da näher als gar nicht erst die Pforte zur Shitstorm-Hölle zu öffnen?

– Knock knock!
– Wer ist da?
– Der Shitstorm!

*Und er hustete und prustete… und das Häuschen aus Stroh verteilte sich in alle Winde*
*Und er hustete und prustete… und das Häuschen aus Holz zerbarst in tausende hundegerechte Rückholstöckchen*
* Und er hustete und prustete… und das unterkellerte Häuschen mit vollbetonierter Fassade blieb eisern stehen, bis sich der große, böse Shitstorm-Wolf frustriert abwandte*

Die Moral aus der Geschicht: Angst haben müsst ihr nicht – wenn ihr euer Social Media Haus ordentlich aufbaut habt.

Social Media Guidelines

Die Mitarbeiter*innen

First of all: Die Mitarbeiter*innen. Ohne wäre das Unternehmen nicht(s) – und aus dieser Wertschätzung heraus, sollten die Mitarbeitenden meiner Meinung nach auch an erster Stelle der Guidelines stehen. Die Verhaltensregeln bieten ihnen Hilfestellung und Orientierung zum richtigen Verhalten auf den sozialen Plattformen an.

Mitarbeitende haben in den sozialen Netzwerken nämlich das größte Potenzial – und zwar in beide Richtungen!
Sind sie zufrieden und identifizieren sich mit dem Unternehmen? Super, dann teilen sie es. Sind sie unzufrieden? Dann bezeichnen sie ihre Vorgesetzen womöglich als Sklaventreiber und das Gehalt als Schmerzensgeld. Wir sind uns wohl einig. Das wäre nicht so super.
Erst Recht, wenn das Unternehmen garnicht mitreden kann.

Ein kleiner Schwank aus meinem Leben
In meinen Social Media Schulungen für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden komme ich relatv schnell auf das Thema »Mitarbeitende in den sozialen Netzwerken« zu sprechen.

So. Bäm. Wir können den Mitarbeiter*innen das Herumschlawinern auf Social Media also nicht verbieten. Aber wir können ihnen durch unsere Guidelines und Verhaltensregeln zeigen, wie sie sich (und damit auch das Unternehmen) gut präsentieren, wenig Angriffsfläche bieten und sich nicht auf den Pfad der Illegalität verirren.

Private Profile der Mitarbeiter*innen

Im Klarnamen
Geben sich als Mitarbeiter*in zu erkennen
Sprechen für sich
Vorsicht vor problematischen Inhalten Siehe Abschnitt »Inhalte«
Probleme am Arbeitsplatz und Kritik am Unternehmen haben online nichts zu suchen
Interna, Firmengeheimnisse und Gerüchte dürfen nicht geteilt werden

(Er)nennt »Social Media Beauftragte«
als Ansprechpartner*in und Verantwortliche*n

Idealerweise im Bereich Social Media und Kommunikation ausgebildet / erfahren *wink*
Erstellt und überarbeitet die Social Media Guidelines für das Unternehmen
Dient als Ansprechpartner*in für aufkommende Fragen
Gibt Orientierungshilfen bei thematischen Fragen, Formaten und Prozeduren
Analysiert und optimiert die Auftritte

Der Unternehmenskanal in den sozialen Medien

Die Inhalte auf dem Unternehmenskanal

Es ist ja erstmal so: Social Media Plattformen leben von den Inhalten ihrer User*innen. Ohne Inhalt keine Competition. Nichtsdestotrotz können/sollen/dürfen keine Inhalte geteilt werden, die gegen geltendes Recht oder den guten Geschmack verstossen.

Richtlinien zur Verwendung von visuellen Materialien
Auf Markenkonformität achten
Fakten teilen? Quellen angeben!
Inklusion beachten (z. B. bei direkter Ansprache, Emojis)
Politik, Religion und Sportvereine können »problematisch« werden
Geltendes Recht ignorieren

Exkurs: Geltendes Recht

Ein Hinweis vorab: Ich bin geprüfte Content- und Social Media Managerin (IHK). Rechtliches Basics waren zwar Teil meiner Zertifizierung, machen aber noch längst keine Fachanwältin aus mir. Meine Tipps sind daher nicht als rechtliche Beratung zu verstehen, sondern dienen lediglich dem Denkanstoss. Weiterführende Links sind den jeweiligen Rechten angehangen.

Urheberrecht

Schieße ich ein tolles Bild, bin ich die Urheberin dieses Werkes. Ich muss es dazu nicht irgendwo schützen lassen oder ähnliches.
Im Umkehrschluss heißt das: Das Urheberrecht für Bilder, Grafiken, Songs und Videos, die wir nicht selbst erstellt haben, liegt immer bei jemand anderem! Mit dem Urheberrecht gehen auch Rechte wie die Verwertungs- und das Nutzungsrecht einher. Als Urheberin kann also frei darüber entscheiden, unter welchen Umständen etwas mit meinen Werk passieren darf. Ich sag nur Creative Commons, Lizenzen und so.
Die Frage, die ihr euch also vor dem Posten stellen solltet: Erlaubt die*der Urheber*in, dass das Werk von Hinz und Kunz genutzt, verändert und womöglich mit shitty Motivationstexten versehen wird? Oder lassen wir die Verbreitung lieber sein, weil wir im Zweifel gerade keinen Bock auf eine Abmahnung haben?

Weiterführender Link zum Thema:
Urheberrecht auf den sozialen Medien

Persönlichkeitsrecht

Jetzt fliegen gleich, die Löcher aus’m Käse…
Und ich schieß noch schnell ein Bild…
Von dem besoffenen Chef auf der Wiese.
Das lad‘ ich direkt hoch
und die Like-Anzahl, die knallt…

Was auch noch knallt? Der Brief vom Anwalt!

Weiterführender Link zum Thema:
Recht am eigenen Bild

Hausrecht

Über das Urheberrecht haben wir gerade gesprochen. Über das Recht am eigenen Bild ebenfalls. Wir fühlen uns rechtlich total sicher. Und weil wir wissen, dass Bilder beim Publikum immer total gut ankommen, beschließen wir von unserem Firmenausflug Bilder zu machen und zu teilen.
Auf der Zugfahrt von Wolfenbüttel nach Geißenberg haben wir Spaß – und dokumentieren das auch. Die Kolleg*innen sind im Vollbesitz ihrer geistigen Kräfte und haben ihre Zustimmung gegeben. Und Empfang haben wir auch. Jetzt kann nichts mehr schiefgehen, oder?

Möp! Momentchen mal.
Vergesst das Hausrecht nicht! Es ist nämlich so, dass in Gebäuden oder auf Geländen, das Hausrecht gilt. Und ob ihr dort dann (gewerblich) fotografieren / filmen und das im Internet teilen dürft, bestimmen die Inhaber*innen.

Um beim Beispiel mit der lustigen Fahrt im Zug zu bleiben: Die Hausordnung der Deutschen Bahn besagt ziemlich eindeutig, was untersagt ist bzw. wofür man vorab eine Genehmigung einzuholen hat.
Ähnliches liest man in der Hausordnung der Zeche Zollverein.

Weiterführender Link zum Thema:
Hausrecht

Ebenfalls beachtenswert:

Fazit:

Quellenangaben:
¹ Statista Statistik von 11/2021

Hinweis:
* Für den Ausdruck »ungeliebtes Stiefkind« möchte ich mich am Liebsten selbst geißeln – und gleichzeitig fällt mir keine Redewendung ein, die so geläufig ist und inhaltlich das ausdrückt, was ich sagen möchte.